Das interne Audit im Rahmen des Qualitätsmanagements am Beispiel eines Verlegefachbetriebes

Vortrag im Rahmen der Jahrestagung 2009 der AGAS e.V. (Arbeitsgemeinschaft Abdichtungssysteme e.V.

Was ist ein Audit und wozu dient es?

Der Begriff "Audit" stammt aus dem Lateinischen und bedeutet "zuhören". So wurde z.B. im 19.Jahrhundert aus der heute nichtmehr existierenden Automarke "Horch" der Konkurrent "Audi", quasi die direkte deutsche Übersetzung der Aufforderung "Horch!".

Heute wird allgemein mit dem Wort "Audit" bzw. "Qualitätsaudit" die Überprüfung eines Teiles oder einer ganzen Firma im Hinblick auf die Einhaltung eines selbst eingeführten Qualitäts-Management -Systems (QMS) verstanden, wodurch die Wirksamkeit aller oder einzelner QM-Elemente bestätigt oder Abweichungen davon aufgezeigt werden. Insbesondere gilt dieses für eine Zertifikation nach einem anerkannten Normenwerk, z.B. der DIN EN ISO 9000 ff oder für die Erlangung eines Gütezeichens einer Güteüberwachungsgemeinschaft.

Ein Qualitäts-Management-System einzuführen ist nicht alles. Vielmehr muß es wirksam umgesetzt werden und soll einen anhaltenden Effekt zeigen. Ungewollte Abweichungen davon müssen deshalb frühzeitig erkannt werden.

Das Audit soll ein systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess sein:

• systematisch, da in festgelegten Zeitababständen erfolgend,
• unabhängig, da von Auditoren durchgeführt, die von dem jeweiligen QM-Element unabhängig sein sollen,
• dokumentiert, da der Auditervorgang schriftlich festgehalten werden soll.

Wir unterscheiden in:

• externe Audits (Durchführung z.B. durch den Überwachungsausschuß einer Gütegemeinschaft oder einer Technischen Überwachungsorganisation)   und
• interne Audits (Durchführung durch das Unternehmen selbst).

Das Auditverfahren ist zwingender Bestandteil eines anzuerkennenden oder anerkannten Qualitäts-Management-Systems (QMS) und wird im Qualitäts-Management-Handbuch (QMH)  festgelegt. Die Durchführung wird im Regelfall in einer Verfahrensanweisung festgeschrieben.

Als Normengrundlage gilt die DIN EN ISO 9001 (:2000), Abschnitt 8.2.2,   Hilfestellung dazu gibt die DIN ISO 10013 (wird ersetzt durch ISO/TR 10013) in Anhang C.

Wie führt man ein internes Audit durch ?

Das interne Audit gliedert sich in 3 Teile:

• die Vorbereitung:  zuständig im Regelfall: der Qualitätsbeauftragte.

Er führt dafür folgende Maßnahmen durch

• die Auditplanung als Jahresplanung mit Terminabstimmung
• Festlegung des zu auditierenden Bereiches (s.a. QM-Handbuch)
• die Festlegung des/der Auditoren (nicht zum zu auditierenden Bereich zugehörig)
• Ausarbeitung der Themenliste (Fragebogen)

• die Durchführung:  sich gliedernd in
  • Einführungsgespräch mit Erläuterung des Fragebogens
  • Erfassung der erforderlichen Informationen;  durch Begehungen, Gespräche mit Zuständigen, Dokumenteneinsicht ( z.B. Projektakten, Wartungs-/Kalibrierlisten, Schulungspläne etc.).
    Die Überprüfung erfolgt auf Vorgaben-konforme Umsetzung der Festlegungen im  QM-Handbuch.

• die Dokumentation der Ergebnisse/Feststellungen durch
  • das Auditprotokoll (ausgefüllter Fragebogen)
  • den Ergebnisbericht mit Feststellungen zum Konformitätsstand bzw. den erforderlichen Korrekturmaßnahmen und ihrer Prioritäten,
  • Nachweis der durchgeführten Korrekturmaßnahmen.

Im Anhang sind sinngemäße Muster von Vordrucken beigefügt.

Wie bewertet man das Auditergebnis ? 

Zum Abschluß  des internen Audits ist vom Auditor festzustellen,

• ob eine Übereinstimmung der festgestellten Handlungsweise mit den Vorgaben des QMH (Teil, Kapitel, Verfahrensanweisung, Arbeitsanweisung, Listen etc.) durchgehend besteht
• wo Abweichungen zwischen aktueller Handlungsweise und QMH-Vorgabe besteht
• wie schwerwiegend die Abweichung in Bezug auf das QM-System bzw. die zu erreichenden Qualitätsziele ist .

Zum Beispiel:

• schwerwiegend ist die Feststellung, dass alle Schweißmaschinen oder eine Anzahl davon nicht im festgelegten Turnus gewartet wurden oder dass die Schweißbefähigungsnachweise des Schweißpersonals abgelaufen sind oder dass Teile der eingesetzten Meß- und Prüfmittel defekt sind etc.,
  Korrektur-Zeitfenster:  >  umgehende Korrektur
• bedeutsam ist die Feststellung, dass sich maschinelle oder personelle Änderungen ergeben haben, diese aber noch nicht über den Änderungsdienst des QMH erfasst sind etc.,
  Korrektur-Zeitfenster: >  Korrektur innerhalb von 3 Monaten
• gering ist die Feststellung, dass  z.B. bei einer externen Vergabe von Zeichnungserstellungen der Name des Büros nicht vermerkt wurde etc.
  Korrektur-Zeitfenster:  >  Korrektur innerhalb einer Audit-Periode.

Der Auditor legt die Korrekturmaßnahmen und ihre Erfüllungstermine (Zeitfenster) je nach Bedeutung der Abweichung fest. Alle Korrekturmaßnahmen sind im festgelegten Korrektur-Zeitfenster nachweisbar, d.h. dokumentiert, zu erfüllen.

Welche QM-Bereiche/-Abschnitte bedürfen bei einem Verlegefachbetrieb in jedem Fall einer alljährlichen Auditierung ?

Bei den Auditierungen verschiedener zertifizierter Verlegefachbetriebe haben sich folgende Schwerpunkte für ein internes Audit herausgestellt:

• Herstellung des Gewerkes
  •  wurden die Arbeiten entsprechenden Arbeitsanweisungen (AA) durchgeführt
  • wurden nur freigegebene Geräte und Meßmittel eingesetzt
• Projektbearbeitung/Registrierung
  • wurde vorgabegemäß ein Projektlastenheft erarbeitet
  • wurden  Auftragsvorgänge vorgabegemäß registriert (z.B. durch Projekt-Nummern),
  •  wurden alle Vorgänge und Unterlagen vorgabegemäß in den Projektakten archiviert,
  • wurden die Einzelarbeiten vorgabegemäß dokumentiert ( z.B. Protokollvordrucke nach DVS etc.),
• Wartung und Kalibrierung
  • wurden die Wartungs- und Kalibrierintervalle eingehalten,
  • wurden die aktuellen Wartungsplaketten am Gerät angebracht und die Kalibrierscheine den Maschinendateien zugeordnet,  
• Aus- und Weiterbildung
  • sind die Schweißbefähigungsnachweise gültig und entsprechen sie den für die Aufgabe erforderlichen Untergruppen,
  • wurden die Maßnahmen des Schulungsplanes erfüllt.

Anhang

1. Auditplan (vereinfachtes Beispiel)

2. Auditprotokoll/Fragebogen (vereinfachtes Beispiel)

 

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